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Mehr erreichen? Dieser Produktivitätstipp hilft dir

Der effektivste Weg, mehr zu erreichen, ist, weniger Zeit damit zu verbringen, sagt Tony Schwartz, CEO von The Energy Project, einem Unternehmen mit Sitz in New York, das sich zum Ziel gesetzt hat, die Funktionsweise der Welt zu verändern.

Wenn man keinen Raum für Erneuerung und Auftanken schafft, ist das so, als würde man mit einem Formel-1-Auto über eine Rennstrecke fahren und denken, dass man gewinnt, wenn man derjenige ist, der am längsten und am kontinuierlichsten am schnellsten gefahren ist“, sagt Schwartz. Das gilt nicht einmal für ein Auto. Wenn Sie keine strategischen Boxenstopps einlegen, um mit dem leeren Tank und dem Reifenverschleiß fertig zu werden, werden Sie das Rennen nicht gewinnen.

Der Autor von “Be Excellent at Anything: The Four Keys To Transforming the Way We Work and Live” (Sei in allem ausgezeichnet: Die vier Schlüssel zur Veränderung unserer Arbeits- und Lebensweise) zitiert Schwartz eine wachsende Zahl multidisziplinärer Forschungsarbeiten, die zeigen, dass strategische Erneuerung – einschließlich Training am Tag, kurze Mittagsschläfchen, längere Schlafzeiten, mehr Zeit außerhalb des Büros und längere, häufigere Urlaube – die Produktivität erheblich steigert.

Das Mantra des Mehr-ist-besser, maschinengesteuert, das durch die Industrielle Revolution hervorgebracht wurde, ist auch heute noch in vielen Organisationen vorherrschend, auch wenn die Computertechnologie das Tempo von Information und Funktion exponentiell beschleunigt hat. Aber Menschen sind keine Maschinen, die sich abschleifen können, ohne die Energie zu erneuern, die sie verbrauchen, erklärt Schwartz.

 

Die Denkweise ändern

Schwartz zitiert die Arbeit von K. Anders Ericsson von der Florida State University, die in diesem Fachbereich eine entscheidende Rolle spielt. Ericssons Forschungen an Hochleistungssportlern, darunter Musiker, Sportler, Schauspieler und Schachspieler, ergaben, dass Elite-Akteure in der Regel in ununterbrochenen Sitzungen üben, die nicht länger als 90 Minuten dauern.

Um den Gewinn aus dem langfristigen Training zu maximieren, müssen Einzelpersonen Erschöpfung vermeiden und das Training auf ein Maß beschränken, von dem sie sich täglich oder wöchentlich vollständig erholen können“, schloss Ericsson. Diese Eliteproduzenten beginnen morgens, machen zwischen den Sitzungen eine Pause und arbeiten selten länger als 4½ Stunden an einem bestimmten Tag.

Schwartz stellt fest, dass der Körper während dieser Pausen regelmäßig Signale sendet, dass er eine Pause braucht, aber eine Person setzt diese Signale oft außer Kraft, abhängig von Koffein, Zucker und den Notfallreserven des Körpers – den Stresshormonen Adrenalin, Noradrenalin und Cortisol – um den Bedarf zu überdecken.

Der Schlüssel liegt darin, Prioritäten für die wichtigste Arbeit zu setzen und sie dann zu erledigen, wenn man die meiste Energie hat“, sagt Schwartz. Man muss auch den Wert des Gefühls bewerten, das man empfindet, wenn man noch mehr arbeitet als die Anzahl der Stunden, die man investiert.

Kürzlich nutzte die Draugiem Group, ein Unternehmen für soziale Netzwerke, ihre Produktivitäts-App DeskTime zur Zeiterfassung, um die Gewohnheiten ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Draugiem stellte fest, dass die obersten 10 Prozent seiner produktivsten Mitarbeiter nicht mehr Stunden protokollierten als andere Mitarbeiter. “Die produktivsten Mitarbeiter arbeiteten nicht an vollen Acht-Stunden-Tagen, und sie legten für jeweils 52 Minuten Arbeit 17-minütige Pausen ein, um ihren Gehirnen Zeit zu geben, sich zu verjüngen und auf die nächste Arbeitsperiode vorzubereiten“, berichtete das Unternehmen.

Die 52-Minuten-Uhrzeit ist nicht so wichtig wie sich selbst bewusst zu sein, wie viel wir tun können und wann wir eine Pause brauchen, sagt Susan Fletcher, Ph.D., eine Psychologin aus Texas und Autorin von Working in the Smart Zone: Smart Strategies to Be a Top Performer at Work and at Home .

Wir müssen auf unser Energieniveau achten, genauso wie wir darauf achten müssen, wann wir hungrig sind, wann wir zur Toilette gehen müssen und so weiter“, sagt sie.

Wir müssen ein so gutes Selbstbewusstsein haben – kognitiv, körperlich und emotional – dass wir das tun, was für uns am besten funktioniert.

 

Pflege der Gehirnfunktion

Aktuelle Forschungen bestätigen auch, dass ein Multitasker zu sein die Produktivität verringert, sagt Fletcher. “Es ist wichtig, kognitiv-emotionalen Freiraum als Alternative zum Multitasker-Sein zu finden. Das erhöht die Produktivität.”

Es gibt nur so viel, wie ein Gehirn aufnehmen kann, stellt Schwartz fest. Tatsächlich ist es erstaunlich wenig, was man im Moment verstehen, geschweige denn behalten kann. Wenn man das mit 5, 50, 500 multipliziert, versucht man im Grunde genommen, Wasser in ein volles Glas zu gießen. Was immer schon drin ist, wird herausschwappen. Vielleicht bekommen Sie etwas Neues hinein, aber Sie werden dabei etwas verlieren. Die Abhilfe besteht nicht darin, mehr Dinge länger zu tun, sondern im Gegenteil, und deshalb ist es wichtig, diesen weißen Raum zu finden. Verwalten Sie Ihre Energie so, dass Sie den Tank gelegentlich leeren, damit Platz für mehr Dinge ist, die hineinkommen.

Der normale Stress des Tages ist nicht der Feind, sagt Schwartz. Stress ist etwas, das man braucht, um die Funktionsfähigkeit zu erweitern. Wenn Sie den Bizeps aufbauen wollen, belasten Sie den Muskel. Wenn man sich nach der Belastung des Bizeps nicht erholt und ihn weiter belastet, dann bricht er zusammen. Wenn Sie den Muskel dagegen nicht genügend belasten, kommt es zu keiner Kraftzunahme. Am Ende von vier Wochen können Sie schwächer sein. Zu viel Stress oder zu wenig Stress ist ebenso kostspielig. Es ist wirklich diese Verschiebung hin zum Verständnis, dass wir physiologisch dazu bestimmt sind, innezuhalten, und wenn wir dies tun, sind wir gesünder, und wir werden nicht krank.

Häufig wird der Produktivitätsprozess als bloßer Prozess des besseren Zeitmanagements missverstanden. “All diese Apps, die wir benutzen können, all der Schnickschnack, der uns sagen kann, was wir tun sollen, das ist nicht der Schlüssel“, sagt Fletcher, “Ich sage immer, dass Zeitmanagement etwas für Anfänger ist. Das ist ein guter Anfang. Aber der Ort, auf den wir uns konzentrieren müssen, ist unsere Aufmerksamkeit und Energie, denn einige Dinge geben uns Energie und andere saugen uns aus“.

 

Unsere Energiebedürfnisse ausbalancieren

Schwartz setzt sich seit langem dafür ein, dass die Menschen am besten sind, wenn sie sich zwischen dem Verbrauch von Energie und der intermittierenden Erneuerung ihrer vier Energiebedürfnisse bewegen: körperlich, emotional, geistig und spirituell.

Wenn man von einer Aufgabe zur nächsten wechselt, gewinnt man keine Zeit für die Erneuerung, sagt er. Eineinhalb Stunden an einem schwierigen Projekt zu arbeiten und dann auf Ihre E-Mail zu antworten, ist keine Pause. Was Sie suchen, sind Formen der Erneuerung, die Sie wiederherstellen und Ihnen das Gefühl geben, erfrischt zu sein.

Es gibt nicht eine Formel für diesen Prozess. “Es ist sehr persönlich“, sagt Schwartz. Alles, was Sie tun müssen, ist, sich die Frage zu stellen: Wie fühle ich mich, wenn ich in Bestform bin? Die meisten Menschen antworten auf diese Frage und sagen, ich fühle mich glücklich, engagiert, aufgeregt, konzentriert, in der Zone. Ganz genau. Wenn Sie merken, dass Sie sich nicht so fühlen, müssen Sie sich erneuern.

Es ist wichtig zu lernen, sich bewusst zu werden, wie man sich fühlt, denn was man nicht bemerkt, kann man nicht ändern, sagt er.

Wenn Sie sitzen, stehen Sie auf. Wenn Sie stehen, sitzen Sie. Wenn Sie drinnen sind, gehen Sie nach draußen. Wenn Sie sich bei künstlichem Licht befinden, suchen Sie natürliches Licht auf. Deshalb kann die Erneuerung entweder aktiv oder passiv sein.

Wenn Sie sesshaft sind, ist es eine besonders gute Erneuerung, sich zu bewegen, ob das nun bedeutet, dass Sie spazieren gehen, Treppen steigen oder eine anstrengendere körperliche Aktivität ausführen. Was die körperliche Bewegung bewirkt, ist, dass sie den Geist beruhigt und die Emotionen besänftigt, und das ist eine sehr wertvolle Quelle der Erneuerung. Passive Erneuerung bedeutet, dass man still wird. Man meditiert. Man atmet. Sie telefonieren mit jemandem, den Sie lieben. Man macht ein Nickerchen. Sie machen eine sehr sanfte Form von Yoga.

Mitten am Tag eine Pause einzulegen, um etwas zu tun, das alles besser in Fluss bringt, erhöht die Produktivität vieler Menschen, sagt Fletcher.

Der Zweck Ihrer Übung ist ein anderer als nur morgens oder abends reinzukommen“, bemerkt sie. Viele Menschen beginnen sich an Dinge zu erinnern, die sie tagsüber vergessen haben, wenn sie abends ins Bett gehen. Das liegt daran, dass es zu diesem Zeitpunkt weniger Konkurrenz um das Denken gibt. Aber wenn man mitten am Tag trainiert – selbst wenn es nur ein Spaziergang ist -, dann kann der Reflexionsprozess stattfinden, wenn er produktiver sein kann. Sie können auch kreative Zeit einplanen oder einfach nur lesen oder an Ihrer To-Do-Liste für die Woche arbeiten. Diese Dinge werden nicht standardmäßig geschehen.

Die einfache Aufgabe, Besprechungen im Voraus vorzubereiten, anstatt bis zur letzten Minute zu warten, kann unsere Produktivität erheblich steigern, bemerkt Fletcher. “Sie brauchen ein paar Stichpunkte. Die Vorbereitung bestimmt, wie erfolgreich Sie sein werden.” Sie drängt auch dazu, ein paar Minuten früher einzutreffen, damit sich Ihr Gehirn einrichten kann.

Eine To-Do-Liste kann natürlich ein wertvolles Hilfsmittel sein, sagt Fletcher, aber wenn Sie eine lange Liste haben – und das sind alte Stephen-Covey-Sachen – werden Sie eher an das erinnert, was Sie noch nicht fertig haben, als an das, was Sie haben. Erstellen Sie Ihre To-Do-Liste über einen Zeitraum von einer Woche. Donnerstag ist vielleicht ein besserer Tag, um Anrufe zu beantworten, als an Tagen, an denen Sie mehr zu tun haben, zu versuchen, sie unterzubringen.

Und obwohl einige Leute die einfachsten Aufgaben auf ihrer Liste übernehmen, um Schwung aufzubauen und die Dinge schnell abzuhaken, merkt Fletcher an, dass die Forschung darauf hinweist, dass das Schwierigste zuerst in Angriff genommen wird, “damit man sich auf produktive Weise mächtig fühlt“.

Ebenso vermeidet sie eine Rekapitulation des Tages, sondern überlegt sich stattdessen, was morgen geschehen muss. Verschieben Sie einige unerledigte Aufgaben auf morgen, aber es ist nicht produktiv, sich in dem zu verzetteln, was nicht passiert ist.

Die Idee eines Mittagsschläfchens am Tag könnte im Widerspruch zur vorherrschenden Arbeitsethik in den meisten Unternehmen stehen, in denen Ausfallzeiten in der Regel als Zeitverschwendung angesehen werden, aber die Forschungsarbeiten von Professor Sara C. Mednick von der University of California, Riverside, zeigen, dass ein Mittagsschläfchen die kognitiven Funktionen, die Problemlösung, das Wahrnehmungslernen und das verbale Gedächtnis unterstützen kann. Ihre Studien ergaben auch, dass ein 60- bis 90-minütiges Nickerchen die Ergebnisse von Gedächtnistests ebenso vollständig verbesserte wie acht Stunden Schlaf.

 

Außerhalb des Büros

Es gibt kritische, wenn auch manchmal nicht offensichtliche Schritte im Erneuerungsprozess außerhalb des Büros, die ebenfalls die Leistung steigern können. Eine 2011 veröffentlichte Harvard-Studie schätzt, dass Schlafentzug amerikanische Unternehmen jährlich 63,2 Milliarden Dollar an Produktivitätsverlusten kostet.

Wenn Sie ein einziges Verhalten in Ihrem Leben ändern würden, um für die große Mehrheit der Bevölkerung produktiver zu sein, dann wäre es, mehr zu schlafen“, sagt Schwartz.

Fletcher drängt seine Kunden auch dazu, einige Zeit allein zu verbringen, sei es mit dem Auto zur Arbeit oder auf Reisen. “Schluss mit dem ganzen Geschwätz“, sagt sie. Fühlen Sie sich wohl in Ihrer eigenen Firma, denn dann sind Sie wirklich auf das Wesentliche eingestellt. Wenn wir uns nicht selbst in den Mittelpunkt stellen können, fangen wir an, eher die Agenden anderer Leute als unsere eigenen zu erfüllen.

Wir müssen den Stecker ziehen. Wir verlassen uns zu sehr darauf, zugänglich zu sein. Als Kliniker musste ich den Leuten sagen, dass sie Facebook vom Telefon nehmen sollen, weil sie sich darüber beschweren werden, dass sie nicht produktiv sind, aber sofort anfangen, über ihre Facebook-Seite zu sprechen. Wir verlassen uns zu sehr darauf. Es gibt uns ein Gefühl der Kameradschaft, aber es geht auf Kosten der [lebendigen] Kameradschaft, die viel gesünder ist. Das ist ein anderer Teil des Gehirns. Wir müssen über diese Dinge nachdenken.

Das Wichtigste, was wir für unser Wohlergehen tun können, ist, die Dinge zu verfolgen, die uns Spaß machen, sagt Schwartz. Das ist emotionale Erneuerung. Das ist keine körperliche Erneuerung, obwohl es manchmal eine sein kann. Wenn Sie darüber nachdenken, was ist dann Belastbarkeit? Resilienz ist die Fähigkeit, sich schnell von irgendeiner Form von Widrigkeiten zu erholen. Man ist widerstandsfähiger, wenn man mehr positive Emotionen im Tank hat, so dass man, wenn etwas Schlimmes passiert, nicht in eine völlig demütige Verzweiflung und Leere gerät. Sie haben genug im Tank, um wieder auf die Beine zu kommen.

 

Nehmen Sie ihre Urlaubstage

Sich vom Büro zu entfernen und sich vollständig von ihm zu trennen, ist entscheidend, merken sowohl Schwartz als auch Fletcher an. Im Jahr 2006 führte die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young eine interne Studie unter ihren 50.000 Mitarbeitern durch und stellte fest, dass sich für jede zusätzlichen 10 Stunden Urlaub die Bewertung ihrer Jahresendleistungen durch die Vorgesetzten (auf einer Skala von 1 bis 5) um 8 Prozent verbesserte. Eine Umfrage von Harris Interactive ergab jedoch, dass die Amerikaner im Jahr 2012 durchschnittlich 9,2 Urlaubstage ungenutzt ließen – gegenüber 6,2 Tagen im Jahr 2011.

Ich glaube, dass die Verschiebung des Urlaubs tatsächlich schlimmer geworden ist, denn ich glaube, dass die Menschen nach der letzten Rezession schreckliche Angst hatten, Urlaub zu nehmen, weil sie annahmen, dass ihre Jobs weg sein könnten, wenn sie weggingen“, sagt Schwartz. Die digitale Welt hat den Menschen das Gefühl gegeben, dass sie die Verbindung irgendwie nicht trennen können, selbst wenn sie in Urlaub fahren, und dass sie sicherlich nicht sehr lange wegfahren können.

Das Energieprojekt geht mit seinen Mitarbeitern immer wieder an die Grenzen, um die optimale Balance zwischen Arbeit und Urlaub zu finden, sagt Schwartz. “Das Unternehmen bietet allen Mitarbeitern in ihrem ersten Jahr fünf Wochen Urlaub, im zweiten Jahr sechs Wochen Urlaub und im fünften Jahr sieben Wochen Urlaub“, sagt er. Wenn wir es unter dem Strich beurteilen, hatten wir ein spektakuläres Wachstum, das weiter zunahm, selbst als wir mehr Freizeit für die Mitarbeiter anboten.

Jahrelang habe das Energieprojekt auf individueller Ebene gearbeitet, um den Menschen Strategien und ein Verständnis für diese Energie-gegen-Zeit-Idee zu vermitteln, sagt Schwartz. “Wir wurden in dem Glauben getäuscht, dass es, weil die Menschen es liebten, bedeutete, dass es sowohl ihre Arbeitsweise als auch, was noch wichtiger ist, die Arbeitsweise von Organisationen veränderte“, sagt er.

Was wir schließlich entdeckten, ist, dass sie es lieben, aber es nicht tun können, weil die Organisation sich dagegen wehrt. Wenn wir heute hineingehen, sagen wir den Organisationen von Anfang an: Wenn ihr wollt, dass wir nur Einzelpersonen ausbilden, um besser darin zu werden, dann werden wir das tun, aber es wird das Problem nicht ändern. Es ist klassisch: Sie ziehen das Unkraut, aber das Unkraut hat immer noch viel tiefere Wurzeln; es wird im Nu wieder aufkeimen.

Der größte Schritt zur Übernahme der Kontrolle über die Produktivität ist der erste. Also starten Sie Ihren Motor: Sie müssen nur wissen, wann Sie auf die Bremse treten, tanken und die Zielflagge finden.