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Die wichtigsten Tipps für eine gute Buchhaltung

Grundsätzlich müssen die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens festgehalten werden. Wenn das Unternehmen in dem Handelsregister aufgeführt wird, ist eine doppelte Buchführung nötig. Die doppelte Buchführung wird jedoch nicht benötigt, wenn man als Einzelunternehmer arbeitet. Auch Kleinunternehmen oder sogenannte Freelancer müssen nur die einfache Buchhaltung durchführen. Die einfache Buchhaltung ist der Aufschrieb von Einnahmen sowie Ausgaben auf Papier oder mittels einer dafür geeigneten Software. Jedoch ist es sehr wichtig, direkt von Anfang an einen klaren Überblick über das Geschäft zu halten und jede Art der Einnahmen und Ausgaben genaustens zu dokumentieren. Dabei spielt die Art, also ob per Software oder auf dem Papier, keine entscheidende Rolle. Ein externer Buchhalter wird dann benötigt, wenn man sich überhaupt nicht mit der Buchhaltung auskennt und nicht genau weiß, was man machen soll oder wenn die Buchhaltung zu lange dauert und man keine Zeit dafür hat.

Sollte die Buchhaltung in die eigenen Hände genommen werden?

Diese Frage hängt natürlich von einigen Faktoren ab. Das wichtigste ist jedoch, die Buchhaltung nicht zu vernachlässigen. Bereits bei der Gründung sollte man sich entscheiden, ob man die Buchhaltung in die eigenen Hände nimmt, oder an einen Steuerberater oder einen Buchhalter abgibt. Meistens lohnen sich externe Anbieter erst ab einer gewissen Umsatz- und Gewinngrenze. Wenn man sich für den eigenen Weg entscheidet, hilft dabei eine individuelle Software. Die Finanzen sind somit alle auf einen Blick und man behält die Kontrolle für sich.

Regelung für Kleinunternehmer

Der nächste Tipp ist, dass man bei der Gründung genau prüft, ob man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchte. Diese kann jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen in Anspruch genommen werden. Sie erleichtert in erster Linie die Buchhaltung. Falls man sich nach ein paar Jahren doch zu einer anderen Entscheidung kommen sollte, kann man in Schwierigkeiten geraten. Ein Steuerberater gibt dabei meistens eine klare Abschätzung ab.

Alle erhaltenen Rechnungen prüfen

Als Unternehmen sollte man darauf achten, fehlerfreie Rechnungen zu prüfen, da ansonsten bei dem Vorsteuerabzug Schwierigkeiten entstehen könnten. Dabei sollte jede Rechnung frei von Fehlern und komplett sein. Enthalten sein sollte der Name, die Anschrift, das Rechnungsdatum sowie die Rechnungsnummer. Die Steuernummer und der Zeitpunkt der Leistungserbringung mit den Kosten sollten ebenfalls enthalten sein.

Führung eines Kassenbuchs und Doku über die Geschäftsvorfälle

Neben den Rechnungen und Belägen sollten alle Geschäftsvorfälle genaustens geführt werden. Speziell sollte dabei auf Kredite, Versicherungen, Abschreibungen, Lohnzahlungen sowie Warenein- und Ausgänge geachtet werden. Die Dokumentation ist empfehlenswert in einem sogenannten Kassenbuch.

Einhaltung von Terminen

Der nächste Tipp ist, sich an die Termine zu halten. Vor allem bei Terminen von Gläubigern und Ämtern sollte stets ein guter Eindruck entstehen. Verpasste Termine sorgen nicht nur für einen schlechten Eindruck, sondern können oft auch mit erheblichen Mehrkosten verbunden sein. Gebühren durch Verspätungszuschläge und Mahnungen zu vermeiden ist eine sehr gute und recht einfache Möglichkeit, Geld zu sparen.

Fazit zu der Buchhaltung

Die Vorgaben des Systems sollten genau eingehalten werden, damit die Buchhaltung reibungslos funktioniert. Des Weiteren erspart man sich eine Menge Zeit, wenn es zu Kontrollen kommen sollte, wenn die Buchhaltung schön und übersichtlich dargestellt wurde. Alle Unterlagen sollten dabei termingerecht abgegeben werden, damit man Mehrkosten vermeiden kann. Des Weiteren erleichtert die Buchhaltung auf diese Art und Weise den kompletten Prozess des Geldmanagements. Außerdem kann man am Jahresende die Dokumente, die von dem Finanzamt verlangt werden, in passender Form vorlegen, da diese Programme sehr oft eine geeignete Schnittstelle haben, welche direkt mit dem Finanzamt verbunden ist und kommuniziert. Mit einer geeigneten Software kann man sich sehr viel Geld durch einen geringeren Zeitaufwand ersparen.

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