Handwerkersoftware digital: Welche Software wählen?

Die Digitalisierung kennt keine Branchen Grenzen. Es gibt jedoch Branchen, bei denen es etwas länger dauert, bis sie mit Software durchdrungen werden. Handwerk ist in meinen Augen so eine Branche. Dies hat sich zum Beispiel in den letzten 20 Jahren in Anwendungen sehr gut gezeigt. In Softwareunternehmen war es vor etwa 15 Jahren kein Problem mehr, eine Bewerbung in digitaler Form einzureichen. Zu dieser Zeit hatten viele Handwerksbetriebe noch keine E-Mail-Adresse, geschweige denn eine Website. Handwerker können von Handwerkersoftware genauso profitieren wie andere Unternehmen. Digitale Schnittstellen sind für viele Kunden eine Selbstverständlichkeit bei der Kommunikation. Und auch die Kommunikation zwischen den Handwerkern erfolgt häufig digital: Kontakte werden ausgetauscht, Termine online vereinbart und Dokumente, wie z. B. Baupläne, werden digital gespeichert. Darüber hinaus können Unternehmen ihre Mitarbeiter, Aufträge, Kunden und viele andere Dinge, die für die Organisation eines Handwerksbetriebs notwendig sind, mit Hilfe von Handwerkssoftware organisieren.

Gibt es Nachteile?

Eine Software ist nur dann sinnvoll, wenn die Anwendungsfälle und Prozesse im Unternehmen im Vorfeld ausreichend analysiert werden. Diese müssen ggf. optimiert werden, damit die Software optimal unterstützen kann. In meiner täglichen Arbeit erlebe ich oft, wie Unternehmen glauben, dass ineffiziente Prozesse durch Software verbessert werden können. Aber genau das ist der Trugschluss. Denn ohne Beratung ist es unwahrscheinlich, dass Sie die richtige Software für Handwerker finden.

Wie wähle ich die richtige Software aus?

Wie bereits im Absatz davor geschrieben, gibt es nicht die eine perfekte Handwerkersoftware. Die richtige Software ist diejenige, die zum Handwerksbetrieb passt. Und die findet man nur, wenn man sich kompetent beraten lässt (wichtig: kein Verkaufsgespräch, sondern eine echte Analyse). Bei der Auswahl von Software für Handwerker können jedoch einige wichtige Punkte genannt werden. Diese Aspekte gelten grundsätzlich für Unternehmen, die Software suchen.

• Welche Aufgaben stellen sich in Ihrem Handwerksbetrieb und sollen von der Software unterstützt werden? Stellen Sie sicher, dass Ihre Software mindestens diese Anforderungen erfüllt.
• Cloud-Lösung versus lokal installierte Software: Beide Lösungen haben Vor- und Nachteile. Grundsätzlich gilt: Je weniger Sie sich um Ihre Unternehmenssoftware (Installation, Updates etc.) kümmern möchten, desto eher ist sie als Cloud-Lösung zu betrachten.
• Die Skalierbarkeit der Software ist wichtig, wenn Ihr Unternehmen wächst. Vor allem Cloud-basierte Lösungen sind leicht zu skalieren.
• Der Anschaffungspreis ist ebenfalls relevant, sollte aber immer als Ganzes mit Unterhaltskosten betrachtet werden. Open-Source-Lösungen sind ein gutes Beispiel. Diese kosten nichts. Zumindest glaubt das der Laie. Diese Software ist oft kompliziert zu konfigurieren. Dies bedeutet, dass Sie Zeit mit der Einrichtung verbringen oder externe Unterstützung benötigen, die ebenfalls nicht kostenlos ist. Kalkulieren Sie immer die Gesamtkosten, vorzugsweise pro Benutzer und Monat. So erscheinen viele preiswerte Lösungen plötzlich in einem ganz anderen Licht.
• Berücksichtigen Sie die Migrationskosten, wenn Sie bereits Altsysteme verwenden. Gerade bei “hausgemachten” Lösungen entsprechen die Datenformate keinem Standard und es können hohe Kosten entstehen, wenn Sie die existierende Daten in ein neues System übertragen wollen.

Diese Aspekte sind nur die Spitze eines großen Eisberges. Finden Sie einen kompetenten Berater, der mit den wichtigsten Fragen herausfindet, was Sie wirklich brauchen. Ich kann nicht genug betonen, dass eine gute Softwarelösung für Handwerker daran festhält.

Fragen und Antworten zu Software für Handwerker

Hier sind zwei weitere Fragen, die oft auftauchen, wenn man in Software investieren möchte.

Cloud-basiert: Wo liegen die Vorteile?

Cloudbasierte Lösungen wie es viele gibt haben den Vorteil, dass Sie sich nicht um die Datenspeicherung kümmern müssen und die Software nicht selbst pflegen müssen. Ein guter Datenschutz ist jedoch wichtig. Auch hier gilt: Finden Sie einen kompetenten Berater.

Welcher Software Partner ist der Beste für Sie?

Der Beste Partner, ist der, der sich bewährt hat und ebensoviele Handwerksbetriebe mit einer Handwerkersoftware bereits ausgestattet hat. Informieren Sie sich bei seinen Referenzen, um zu sehen, wie zufrieden sie mit dem Partner sind.